Erfahrungsbericht: SharePoint - Lotus Notes Migration

Erfahrungsbericht: SharePoint - Lotus Notes Migration 

Seit über 20 Jahren gibt es nun das Standardprogramm Lotus Software, welches 1995 von IBM aufgekauft und übernommen wurde. Jedoch ist Lotus schon lange nicht mehr die Nr. 1. Durch das Aufkommen von anderen Programmen wie Microsoft SharePoint wurde das Programm schnell von seinem Thron gestürzt, da diese eine weitere Bandbreite an Funktionen bieten.

Selbstverständlich wollte auch IBM seinen Titel verteidigen und kam stetig mit neuen Updates heraus, welche jedoch in Bezug auf Innovation und Benutzererfahrung nicht mit den Funktionen von SharePoint mithalten konnten. Viele Kunden fürchteten, dass Sie in eine Investitionsruine investiert hatten. Als IBM die Marke „Lotus“ plötzlich abwerfen und Sie in „IBM Notes“ umbenennen wollte, verstärkte sich diese Angst nur noch weiter. Während Microsoft viele verschiedene Aspekte nutzt und dem Kunden eine große Palette an Qualitätslösungen bietet, wurde Lotus Notes schon seit mehreren Jahren kaum aktualisiert und verbessert. Insbesondere durch das Office 365 Produktangebot, bestehend unter anderem aus SharePoint, Exchange und Teams, haben sich viele Lotus Notes Kunden dazu entschlossen, zu Office 365 zu wechseln.

Lotus Notes Migration ist ein sehr umfangreiches Thema. In diesem Artikel werden wir unsere Erfahrungen mit der Migration der Lotus Notes Applikationen nach SharePoint erläutern.

Gründe für die Migration einer bestehenden Lotus Notes Applikation nach SharePoint

Viele Unternehmen haben sich bereits dazu entschieden, von Lotus Notes und Domino auf eine leistungsfähigere Plattform wie Microsoft SharePoint zu wechseln. Es gibt einige Gründe für diese Entwicklung, welche wir Ihnen folgenden erläutern wollen.

Zwar war der Arbeitsablauf von IBM Lotus damals innovativ, jedoch wurde das Programm in den letzten Jahren kaum weiterentwickelt. Zudem bietet SharePoint eine intuitivere und intelligentere Suchoption. Der Marktführer in Unternehmenssoftware entwickelt und modernisiert die Funktionalitäten seiner Produkte wie Office 365 und SharePoint stetig. Wir haben miterlebt, wie sich SharePoint mit jeder Veröffentlichung in bedeutsamer Weise weiterentwickelt hat.

Da Anforderungen immer weiter steigen, müssen Applikationen heute die Möglichkeit bieten, Unternehmen dabei zu unterstützen, sich schnell an neue Märkte und Kunden anpassen zu können. Der Wechsel zu einer No-Code-Anwendungsplattform kann somit Zeit und Kosten senken, da SharePoint auch Einblicke in andere Anwendungen und Prozesse gibt.

Technische Herausforderungen

• Ablagestruktur
• Datenbankgröße
• Komplexität der 1 zu 1 Abbildung der UI-Elemente
• Umsetzung der Ergänzungsskripts wie PowerShell, Helper Tools
• Abbildung der Berechtigungsstruktur
• Tote Links
• Validierung der Migration
• Einschätzen des Zeitplans aufgrund des hohen Bedarfs an Planungen und Entscheidungen

Lotus Notes Anwendungsmigrationen sind sehr komplexe Projekte, da man durch die Limitierungen von SharePoint die Benutzeroberfläche in SharePoint nicht 1 zu 1 abbilden kann. Aus diesem Grunde müssen neue UI Konzepte erarbeitet werden.

Manchmal haben Kunden große Lotus Notes Applikationen, obwohl sie diese nicht vollständig benötigen. Aus diesem Grund wurden oft Besprechungen über den Anwendungsbereich der Applikationen geführt und viele wichtige Entscheidungen getroffen.

Lotus Notes Applikationen werden meist jahrelang von Kunden verwendet, doch aufgrund der Wartungs- und Entwicklungskosten nicht so schnell wie SharePoint Applikationen entwickelt. Das bedeutet, dass es bereits viele Anforderungen von Fachabteilungen gibt, welche nach und nach abgehandelt werden müssen. Häufig ist der Fall, dass die Fachabteilung von Ihren IT-Dienstleistern deutlich mehr neue Funktionen geliefert bekommen wollen. Daraus kann man schließen, dass ein neues Fachkonzept benötigt wird, welches sich stark auf den Projektzeitplan auswirken kann.

Eine weitere technische Herausforderung ist die Einschränkungen des Migration Tools. Es gibt durch Lotus Notes SharePoint Migration zahlreiche Migration Tools auf dem Markt. Jedes Instrument hat seine Vor- und Nachteile, was jedoch nicht vermeidbar ist. Deswegen muss einem bewusst sein, dass mehrere Schritte auch nach der Datenmigration der Lotus Notes Applikation durchgeführt werden müssen. Ein Beispiel hierfür ist die Ausführung der PowerShell-Skripte oder das Starten der Helper-Tools.

Möglicher Lösungsansatz

DELL Notes Migrator ist eine der stärksten Lösungen auf dem Markt, wenn es um Lotus Notes SharePoint Migration geht. Quelle:
 https://www.dell.com/learn/us/en/04/shared-content~data-sheets~en/documents~notes-migrator-for-sharepoint-datasheet-6484.pdf

DELL Notes Migrator verlagert meistens den großen Anteil der Daten. Die Datenverlagerung kann mit der Ausführung der zusätzlichen PowerShell-Skripte ergänzt werden. Somit kann die Benutzeroberfläche je nach Umgebung mit SPFx Framework oder direkt mit React Framework sehr elegant umgesetzt werden.

Außerdem ist es empfehlenswert die Anwendungen mit der SharePoint Suche zu verstärken. Dadurch können die Mehrwerte von SharePoint an den Kunden transparenter gestaltet werden.

Technologien

• IBM Lotus Notes
• SharePoint 2013/2016/2019, SharePoint Online
• DELL Notes Migrator