Microsoft Viva Topics einrichten so funktionierts

Viva Topics Release

In diesem Blogartikel behandeln wir den Release und die Einrichtung von Viva Topics, eines der vier Module von Microsoft Viva, der Employee Experience Plattform, die auf Microsoft 365 aufbaut. Viva vereint Kommunikation, Wissen, Lernen, Ressourcen und Einblicke zu einem Mitarbeitererlebnis, welches sich nahtlos in Apps wie z. B. Microsoft Teams integriert.

Erfahren Sie mehr über Microsoft Viva

Viva Topics ist ab heute als eines von vier Microsoft Viva Modulen allgemein für gewerbliche Kunden verfügbar. Microsoft Viva Topics nutzt künstliche Intelligenz, um Menschen mit Wissen und Expertise in den Apps zu versorgen, die sie täglich nutzen, und um Inhalte system- und teamübergreifend zu verbinden, zu verwalten und zu schützen.

Verwandeln Sie Inhalte in Wissen, welches sich bewährt

Viva Topics baut auf den Microsoft 365-Apps und -Inhalten auf, die Sie bereits täglich nutzen, sowie auf den Verbindungen, die Sie mit Menschen in Ihrem Unternehmen haben. Viva Topics nutzt KI, um die Daten Ihres Unternehmens zu durchdenken und organisiert automatisch Inhalte und Fachwissen in Ihren Systemen und Teams zu verwandten Themen, wie z. B. Projekte, Produkte, Prozesse und Kunden.

Wenn Microsoft Viva Themen ermittelt, erscheinen diese als Vorschläge im Themencenter. Sie können das Themencenter nutzen, um empfohlene Inhalte zu entdecken oder Inhalte anzeigen, in denen Sie direkt erwähnt werden. Empfohlene Inhalte werden Ihnen KI basiert durch die Microsoft Graph API vorgeschlagen und basieren auf Themen, denen Sie folgen bzw. an denen Sie arbeiten, Personen mit denen Sie häufig arbeiten oder auf Basis der von Ihnen abgelegten Dokumente in Teams bzw. SharePoint

Vorgeschlagene Inhalte und Themen unterliegen der Datenschutzkontrolle, der Sicherheit und dem Microsoft Graph. Benutzer können nur die Inhalte sehen, auf die sie bereits Zugriff haben. Relevanz und vorgeschlagene Personen basieren auf offenen Signalen aus dem Graph - Aktivitäten wie das Verfassen eines Dokuments. Personen können steuern, mit welchen Themen sie in Verbindung gebracht werden möchten. Passive Aktivitäten wie das Lesen eines Dokuments sind von der Relevanzberechnung ausgeschlossen.

Zusätzlich ist das Topics-Webpart nur für lizenzierten Benutzer verfügbar, um vorgeschlagene und personalisierte Themen anzuzeigen und ihre Verbindungen zu Themen zu verwalten. Sie können dieses Webpart zu beliebigen Seiten in SharePoint oder Microsoft Teams hinzufügen.

Viva Topics Setup

Um Viva Topics einzurichten, gehen Sie zum Microsoft 365 Admin Center und wählen Sie Setup. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Personen Wissen zugänglich machen. Wenn Sie Ihre Einstellungen abgeschlossen haben können Sie diese später bei Bedarf noch anpassen.

Unter der Auswahl wie Viva Topics Themen finden kann, können Sie die SharePoint Seiten auswählen die sie inkludieren möchten. Wir empfehlen alle Websites, damit Viva Topics eine große Anzahl von wertvollen Themen für Ihre Benutzer ermitteln kann. Sie können allerdings auch bestimmte Seiten ausschließen oder auch nur eine bestimmte Auswahl an Seiten treffen, in dem Sie einen der anderen Möglichkeiten auswählen und die jeweiligen SharePoint Sites eintragen oder eine CSV file hochladen. Wählen Sie alle Websites aus haben Sie noch die Möglichkeit bestimmte Themen auszuschließen um z.B. die Auffindung von sensiblen Informationen zu verhindern.

Im nächsten Schritt können Sie auswählen für wen die Topics innerhalb der Organisation sichtbar sind. Die von Ihnen ausgewählten Personen können ermittelte Themen nur sehen, wenn sie auch Zugriff auf die Dateien und Seiten haben, in denen das Thema ermittelt wurde.

Als nächstes wählen Sie aus, wer Themen erstellen und bearbeiten kann. Wir empfehlen alle, da Themen am besten funktionieren, wenn alle Benutzer Informationen austauschen können. Sie können auch auswählen, wer die Themen verwalten kann und Zugriff auf das Management-Dashboard erhält, um sie zu überprüfen.

Daraufhin muss das Themencenter erstellt werden. Das Themencenter ist der Ort, an dem Themenseiten verwaltet werden und an dem Ihre Benutzer Wissen entdecken und zu topic experiences beitragen können. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihr Themencenter ein und klicken Sie auf Weiter.

Im letzten Schritt können Sie ihre Einstellungen überprüfen und auf aktivieren klicken.

Sobald die topic experiences eingerichtet sind, können Sie Ihre Einstellungen jederzeit ändern, indem Sie Verwalten wählen und die gewünschten Einstellungen auswählen. So haben Sie immer die Möglichkeit, Ihre Themen zu aktualisieren.

Auf der Startseite von Viva Topics werden Ihnen Artikel angezeigt, in denen Sie direkt erwähnt wurden oder die für Sie interessant sein könnten. Interessante Inhalte werden Ihnen KI basiert durch die Microsoft Graph API vorgeschlagen und basieren auf Themen, denen Sie folgen bzw. an denen Sie arbeiten, Personen, mit denen Sie häufig arbeiten oder auf Basis der von Ihnen abgelegten Dokumente in Teams bzw. SharePoint.

Möchten Sie eigenständig neue Themen erstellen, müssen Sie einen Titel und eine Beschreibung eintragen. Bei Bedarf können Sie noch weitere Stichpunkte hinzufügen um die Auffindbarkeit dieses Themas zu erleichtern. Des Weiteren können Sie Personen anheften die in Verbindung zu diesem Thema stehen. Fügen Sie außerdem noch Dateien und SharePoint Sites mit Verbindung zu Ihrem Thema hinzu.

Sobald Sie weiter nach unten scrollen entdecken Sie den Bereich für verwandte Websites und Themen. Innerhalb der Karte können Sie andere vorhandene Themen je nach Stärke der Verwandtschaft ihrem neuen Thema hinzufügen.

Mit entsprechenden Berechtigungen können Sie auch die automatisch generierten AI Artikel die für Sie vorgeschlagen werden, überprüfen, ggf. bearbeiten und veröffentlichen.

Sind Sie einverstanden mit einem der vorgeschlagenen Themen können Sie dieses bestätigen.

Anschließend erscheint der Artikel in dem Reiter Bestätigt. Hier kann dieser überprüft und veröffentlicht werden. (Beachten Sie, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann bis der Artikel unter dem Reiter veröffentlicht auftaucht).

Bei einem News Beitrag werden durch das System automatisch die bestehenden Topics erkannt und dementsprechend verlinkt.

Das Keyword besitzt einen Hover Effekt und zeigt die Topic Card an. Als Autor können Sie der Verlinkung zustimmen um sie zu veröffentlichen oder ablehnen. Über ein Hashtag kann auch aktiv nach Topics gesucht werden.

Topic Cards erscheinen ebenfalls in der Suche. Topics haben die höchste Priorität und werden vor Lesezeichen und vorgeschlagenen Themen angezeigt.

Möchten Sie mehr über Microsoft Viva und dessen Module erfahren können Sie gerne bei unserem Blogartikel zu Microsoft Viva vorbeischauen.