Unbewusste Einführung von Microsoft Teams

In unseren Fallstricken zur Einführung von Microsoft Teams stellen wir Ihnen unsere gesammelten Kundenerfahrungen und Empfehlungen vor. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen auf, wie ein unbewusstes Microsoft Teams Rollout zu Stande kommen kann und welche Folgen dies mit sich trägt.

In unserem Fallbeispiel erhält die IT-Abteilung die Aufgabe, Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen auszurollen. Hierbei können die notwendigen Nutzerlizenzen bereits vorhanden sein oder werden extra für diesen Fall eingekauft und den Benutzer zugewiesen. Wir zeigen Ihnen welche Folgen bei einer vermeintlich einfach scheinenden Teams Einführung auftreten können.

Bei der Vorbereitungsphase kann es dazu kommen, dass die IT-Abteilung feststellt, dass bereits mehrere Mitarbeiter Microsoft Teams aktiv nutzen. Daraufhin werden die Lizenzen überprüft und die Erkenntnis erlangt, dass alle Mitarbeiter schon in der Lage waren MS Teams in vollem Umfang zu nutzen.

Wie kommt so etwas zustande?

Sobald ein Nutzer eine Microsoft Lizenz mit MS Teams Zugang zugewiesen bekommt, kann dieser selbst ohne installierte Desktopapplikation über den Webbrowser auf die Teams Oberfläche zugreifen. Eine mögliche Folge dessen ist, dass die Benutzer uneingeschränkt mit Teams arbeiten können und so viele Teams Räume erstellen können wie Sie möchten. Hierbei kommt ein ungewolltes Roll-Out zustande.

Unsere Empfehlung hierfür ist, vor dem Einführen von Microsoft Teams die Teams App Dienste schon bei der Lizenzvergabe zu deaktivieren. Dadurch verhindern Sie eine Nutzung von MS Teams durch die Standarduser. Falls MS Teams bereits ungewollt im Einsatz ist empfiehlt sich eine automatisierte Deaktivierung der genannten App Dienste.

Bevor Sie sich überlegen die Nutzung von MS Teams zu sperren, lesen Sie diesem Abschnitt:

In unserem Szenario überlegt sich die IT-Abteilung nun den Usern die Lizenzen bis zum offiziellen Roll-Out zu entziehen. Jedoch hatten die Nutzer bereits genügend Zeit mit Microsoft Teams zu arbeiten. Dementsprechend wurden auch schon viele Teams Räume angelegt und wichtige Daten abgelegt.

An dieser Stelle wäre der Aufwand zu groß, um sich mit allen Team-Besitzern abzustimmen und herauszufinden welche Teams-Räume, Dateien und Inhalte wichtig sind und welche gelöscht werden können. Darum entscheiden sich viele Unternehmen Ihren Usern die Nutzung von MS Teams weiterhin zu gestatten.

Als Empfehlung sollte unbedingt darauf geachtet werden die Teams-Raumerstellung zu Beginn der Projektphase auf Administratoren und maximal auf ausgewählte Benutzer zu beschränken. So haben Sie die Möglichkeit unkontrolliertes Wachstum zu verhindern.

Außerdem sind für eine reibungslose Einführung mehrere Pilotierungsstufen empfehlenswert. Dies könnte wie folgt aussehen:

- Roll-Out in der IT-Abteilung

- Roll-Out in einer anderen Abteilung

- Roll-Out in einer Business Unit

- Unternehmensweites Roll-Out

Momentan befinden sich die Standard-Benutzer in einer vollen Freiheit. Welche Folgen auf Sie zukommen können sobald die Standard-Benutzer eingeschränkt werden und sich die IT-Abteilung in einer vollen Kontrolle befindet lesen Sie hier.